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CIRCULAR No. 201710000000214 DEL 07 DE JUNIO DE 2017 - RECOMENDACIONES EN MATERIA CONTRACTUAL RELACIONADA CON POLIZAS QUE AMPARAN LOS CONTRATOS Y LA ACTUALIZACIÓN DOCUMENTAL DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL
Se les informa a los interventores, apoyo a la supervisión y supervisores de los contratos suscritos por Vallecaucana de Aguas S.A. E.S.P., que el término para aportar tanto las pólizas iniciales, es decir las garantias derivadas del contrato, asi como las ampliaciones que amparan los contratos adicionales en tiempo y/o valor, reinicio, etc, deben ser radicadas en la ventanilla Unica de la empresa a más tardar dentro de los cinco (5) dias hábiles siguientes, a la suscripción del documento, contrato o acta que da origen a la actualización, modificación y/o aclaración de la póliza.
Los interventores y/o apoyo a la supervisión y/o supervisores deberán realizar el respectivo seguimiento para garantizar que los contratos cuenten con pólizas vigentes y para que hagan la entrega oportuna de las pólizas por parte de los contratistas a la Dirección Juridica, para lo cual deberan realizar las llamadas, enviar los oficios, correos electrónicos que sean necesarios, en aras de hacer seguimiento y dar cumplimiento al término antes señalado de conformidad con las obligaciones senaladas en el manual del interventoria de la entidad, que puede ser consultado en la pagina web de la empresa.
Igualmente, se conmina a los interventores y/o apoyo a la supervisión y/o supervisores para que realicen la actualización y verificación del contenido documental de los expedientes de los contratos sobre los cuales ejercen su labor de seguimiento, aportando todos los documentos generados dentro de su ejecución, tales como actas de inicio, avance, suspensión, reinicio, informes, productos, comunicados entre otros, dado que le corresponde a la Dirección Juridica publicar en el SECOP los documentos dentro de los tres (3) dias hábiles siguientes a la fecha de su expedición y reportar en la plataforma de Rendición de Cuentas en Linea -RCL de la Contraloria Departamental del Valle del Cauca, todas las novedades de los contratos, por lo tanto se requiere que todos los soportes se encuentren archivados oportunamente en el expediente contractual.
Si no se realiza la publicacion oportuna de los documentos en el SECOP o no se efectúa el reporte de las modificaciones o actualizaciones de la información requerida en el modulo de contratos de la Plataforma de RCL por falta de actualizacion documental en los expedientes de los contratos, o por retraso en la entrega de las pólizas o si la información que reposa en la carpeta no es consistente, se procederá a dar inicio a todas las acciones disciplinarias pertinentes de conformidade con la normatividad vigente.
Se les informa a los interventores y supervisores de los contratos suscritos por Vallecaucana de Aguas S.A. E.S.P., que el término para aportar tanto las pólizas iniciales, es decir las garantías derivadas del contrato, como las ampliaciones de las garantías que amparan los contratos adicionales en tiempo y/o valor, suspeción reinicio, etc, deben ser entregadas en la ventanilla única de la empresa a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a la suscripción del documento, contrato o acta que da origen a la actualización, modificación y/o aclaración de la póliza.
A partir de la fecha, para autorizar la celebración de adicionales a los contratos u otrosí, se deberá adjuntar al oficio suscrito por el Director del Área que realiza la solicitud, la cual debe contar con la firma del profesional de apoyo a la supervisión, en cumplimiento de las responsabilidades establecidas en la Ley 1474 de 2011(Estatuto Anticorrupción), además deberán aportar la documentación que se relaciona en la presente circular a la Dirección Jurídica de la empresa.
El pago del aporte de Salud, Pensión y ARP, se acreditará con la copia de la planilla, siendo obligación del supervisor o interventor verificar que el periodo de los aportes corresponda al periodo de ejecución señalado en el respectivo trámite de pago, este requisito se exige al contratista a partir de la suscripción del acta de inicio del contrato.
Para efecto de garantizar la debida y adecuada supervisión de los contratos o convenios, se hace necesario establecer mediante la presente circular las funciones, obligaciones y responsabilidades de los interventores o supervisores.
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